Kontroll og godkjenning av kurdefinisjon
Hensikt og omfang
Prosedyren beskriver ansvarsfordeling, kontrollpunkter og godkjenningsprosess for regionale kurdefinisjoner i Cytodose. Den omfatter utarbeidelse, internkontroll, godkjenning av diagnosefaggruppe (DFG), teknisk godkjenning og publisering.
Ansvarsområder
Regional fagforvaltning for medikamentell kreftbehandling i Helse Vest (REFF):
Samordner og utarbeider forslag til regional kurdefinisjon i Cytodose.
Utarbeider følgeskriv som viser kurdefinisjonen punktvis, inkludert begrunnelser for innholdet.
Sender forespørsel om godkjenning til aktuell diagnosefaggruppe (DFG).
Diagnosefaggruppe (DFG)
Består av overleger med diagnoseansvar.
Gjennomgår kurdefinisjon og følgeskriv før godkjenning.
Leder DFG har godkjenningsansvar for kurdefinisjon.
Godkjenning av kurdefinisjon i Cytodose
Utarbeidelse og intern kontroll i REFF
Kurdefinisjon utarbeides i Cytodose REFF av lege, farmasøyt eller sykepleier ansatt i REFF.
Lege, sykepleier og farmasøyt skal kontrollere kurdefinisjonene og følgeskrivet før utsending til DFG:
Farmasøyt kontrollerer farmasøytiske opplysninger.
Lege kontrollerer medisinskfaglige opplysninger.
Sykepleier kontrollerer følgeskriv og kurdefinisjon i Cytodose opp mot standarder og retningslinjer.
Utført kontroll registreres og dateres i internt dashboard for aktuell diagnosegruppe.
Gjennomgang og godkjenning i DFG
DFG kommenterer i egen rubrikk i følgeskrivet.
Dersom kommentarer krever endring av kurdefinisjon:
- REFF foretar nødvendige endringer av kurdefinisjon i Cytodose og oppdaterer følgeskriv.
DFG leder melder skriftlig til leder i REFF når kurdefinisjoner er godkjent.
Godkjenning i Cytodose
Etter godkjent kurdefinisjon av DFG foretar REFF-ansatt teknisk godkjenning av kurdefinisjon i Cytodose REFF databasen.
Dokumenter som lagres i Elements
PDF av godkjent kurdefinisjon.
PDF av tilhørende følgeskriv.
Dashboard, når diagnosen er ferdig samordnet.
Kurdokumentasjon
På bakgrunn av godkjent kurdefinisjon og følgeskriv, utarbeider REFF-ansatt kurdokumentasjon.
Godkjenning ved endring av eksisterende kurdefinisjoner
Omfanget av endring i eksisterende kurdefinisjon defineres av REFF sammen med innmelder og DFG basert på type forespørsel og behovet for endring som er meldt.
Ved mindre endringer godkjennes kurdefinisjon internt i REFF av sykepleier, farmasøyt og lege.
Ved større endring, gjentas prosess for godkjenning av kurdefinisjoner.
Godkjenning ved hastesaker
Ved opprettelse av ny- eller endring av eksisterende kurdefinisjon med kritisk hastegrad, kan lege ved lokalt sykehus/avdeling godkjenne for umiddelbar bruk etter ferdig utarbeidelse av ansatt i REFF.
Deretter skal kurdefinisjon følge prosedyre for godkjenning av kurdefinisjoner.
Endringslogg
Versjon | Dato | Endring | Ansvarlig |
1.0* | 05.01.2024 | Opprettelse av dok. | Andrea S. Høyvik |
1.1* | 30.10.2024 | Oppdatert ihht. godkjenning av KBG, og før publisering i Metodebok. | Andrea S. Høyvik |
1.2 | 09.04.2025 | Oppdatert kommunikasjonsflyt med DFG. Nytt avsnitt om hastegodkjenning. | Andrea S. Høyvik |
2.0 | 26.03.2026 | Lagt til “kontroll” i tittel og informasjon om kurdokumentasjon. Generell revidering av alle punkter under “Godkjenning av kurdefinisjon i Cytodose”. | Andrea S. Høyvik |
*Dokumenter som er utarbeidet i Word og sendt til høring til Klinisk beslutningsgruppe
