Eksport og import av kurdefinisjoner
Hensikt og omfang
Prosedyren gjelder i perioden hvor kurdefinisjoner i Helse Vest samordnes i databasen Cytodose REFF, samtidig som de fire helseforetakene opprettholder egne Cytodose-baser med kurdefinisjoner. Prosedyren beskriver oppgaver knyttet til eksport fra REFF databasen, og import til de lokale databasene i foretakene.
Den inneholder også en brukerveiledning for teknisk gjennomførelse av eksport og import av kurdefinisjoner i Cytodose.
Roller og ansvar
Diagnosefaggruppen (DFG)
Foretar faglig godkjenning av kurdefinisjoner i følgeskriv.
Følgeskriv og godkjent kurdefinisjon i Cytodose lagres som PDF i Elements.
Ansatt i REFF
Utfører elektronisk godkjenning av kurdefinisjon i Cytodose REFF.
Eksporterer godkjente kurdefinisjoner fra Cytodose REFF.
Importerer kurdefinisjoner til alle fire helseforetakenes databaser i Cytodose (eventuelt i samarbeid med lokal legeadministrator).
Avgrensninger
En kurdefinisjon må være godkjent i REFF-databasen før den kan eksporteres.
Kurdefinisjoner importeres kun dersom de er aktuelle for bruk i det lokale foretaket.
Hvilke kurdefinisjoner som skal importeres, avgjøres lokalt.
Diagnoser som kan knyttes til eksisterende kurdefinisjoner for andre samordnede diagnoser, legges til som indikasjon i den aktuelle kurdefinisjonen i lokal database av systemansvarlig/REFF.
Kurdefinisjoner skal ikke importeres til REFF-databasen, da dette kan føre til at uønsket eller ikke-samordnet informasjon kommer inn i en ny database.
Fremgangsmåte
1. Eksport
Godkjent kurdefinisjon i Cytodose REFF eksporteres til foretakene.
Eksport utføres av ansatt i REFF.
2. Innholdsstoff
Informer lokalt apotek dersom en kurdefinisjon som skal importeres inneholder virkestoff som ikke er i bruk ved aktuelt sykehuset, eller dersom virkestoffet har avvikende skrivemåte.
Gamle virkestoffnavnet merkes med «ikke i bruk».
Virkestoff med korrekt skrivemåte bør være klar før import for å unngå duplikater
3. Import
Få oversikt over hvilke kurdefinisjoner som erstattes av REFF-kurdefinisjon, og dokumenter dette i “Liste over kurdefinisjoner som erstattes av REFF kurdefinisjoner”.
Ved import opprettes nye diagnoser automatisk i den lokale databasen.
Eksport av REFF kurdefinisjon utføres når en diagnose er ferdig samordnet.
En lokal kurdefinisjon kan være koblet til flere diagnoser. Dersom dette gjelder:
- Fjerne diagnosen som er samordnet fra den lokale kurdefinisjonen ved å opprette en ny versjon.
- Fjern diagnosen under fanen Diagnose.
- Lagre og godkjenn ny versjon.
Når den lokale kurdefinisjonen til slutt kun inneholder én diagnose, og denne erstattes av en samordnet kurdefinisjon, skal den lokale kurdefinisjonen flyttes aktivt til fjernarkiv.
Legg inn teksten:
«Erstattes av samordnet kurdef: … REFF» som begrunnelse. Dette forhindrer at kurdefinisjoner som skal erstattes fortsatt er i bruk.
Lokale tilpasninger eller nødvendig ekstra informasjon kan legges inn etter import og før kurdefinisjonen godkjennes.
Lokale tilpasninger
Ved import kan kun definert informasjon tilføyes.
Lokale tilpasninger som er tillatt ved import: Metodebok
| Plassering i kurdefinisjon | Lokal tilpasning/ekstra informasjon |
| Fane: Kurdefinisjon |
|
| Fane: Diagnose/protokoll |
|
| Fane: Kritiske parameter |
|
| Fane: Maks. doser |
|
| Fane: Faste ordinasjoner/kommentarer | |
| A: Indikasjon |
|
| B: Forberedelser |
|
| C: Blodprøver |
|
| D: Observasjoner/tiltak under administrering |
|
| E: Doseringsinformasjon og dosejustering |
|
| F: Utskillelse |
|
| G: Bivirkninger |
|
| H: Oppfølging |
|
| I: Tilleggsinformasjon |
|
| J: Pasientinformasjon |
|
| K: Studier |
|
| L: Referanser |
|
| M: Siste endring |
|
Samordnet diagnosegruppe ferdig importert
Når alle samordnede kurdefinisjoner, innad i en diagnose, er importert til lokale databaser, publiseres melding/nyhet på REFF sitt SharePoint-område: Regional fagforvaltning for medikamentell kreftbehandling i Helse Vest (REFF) – Home.
Her vises det til dokumentet “Liste over kurdefinisjoner som erstattes av REFF kurdefinisjoner”.
Brukerveiledning
1. Eksport
Logg inn på Cytodose REFF. Finn aktuell kur ved å filtrere på diagnose, ev. innholdsstoff. Dobbeltklikk, eller marker aktuell kurdefinisjon, og trykk på «vis kurdef». Trykk deretter på «Eksporter til fil» på høyre side:
Lagre filen i mappe «nedlastinger».
2. Import
Under beskrives fremgangsmåten for hvordan REFF ansatt og lokal legeadministrator importerer kurdefinisjoner i lokal database. Fremgangsmåten er ulik.
2.1 Import av kurdefinisjon– REFF ansatt
Logg inn i lokal Cytodose: Legeadm. → importer kurdefinisjon → finn fil → «Søk i» → finn mappen «nedlastinger» og aktuell fil → åpne → importer som ny kur og/eller versjon → OK
2.2 Import av kurdefinisjon – lokal legeadministrator
Last ned link til kurdefinisjon fra e-post fra REFF til mappen «nedlastinger». Logg inn i lokal Cytodose: Legeadm. → importer kurdefinisjon → finn fil → «Søk i» → finn mappen «nedlastinger» og aktuell fil → åpne → importer som ny kur og/eller versjon → OK
⇒
⇒
⇒
Kuren vil åpne seg slik:
2.3 Diagnose
Hvis det nye diagnosenavnet ikke fins, vil du få spørsmål om du likevel vil importere kurdefinisjonen. Her velger du «Ja». Den nye diagnosenavnet vil dermed legge seg i listen over diagnosenavn. Videre importerer du alle aktuelle kurer. Du vil bare få spørsmål om å opprette ny diagnose èn gang.
2.4 Virkestoff
Hvis virkestoffet ikke er i bruk i databasen, får du opp denne meldingen:
Trykk OK, og informer apotek om at et nytt virkestoff er importert.
3. Arkivering av gamle kurdefinisjoner
Når det bare er én diagnose igjen i lokal kurdefinisjonen, skal den arkiveres.
Marker kuren du vil arkivere → «Arkiver» → Arkivering av kurdefinisjoner krever en kommentar, skriv «erstattes av samordnet kurdef: ..... REFF » i feltet og trykk «ok». Det må signeres hver gang en kurdefinisjon arkiveres. Kuren overføres til arkiv.
Du kan alltid finne igjen arkiverte kurdefinisjoner i fjernarkiv:
Det er ikke mulig å slette en diagnose i Cytodose som er i bruk.
Diagnoser som ikke lenger er i bruk, må markeres tydelig. Dette gjøres slik:
Logg inn i Cytodose som legeadministrator → Gå til fanen «LegeAdministrator» → «Diagnoser og protokoller» → Finn aktuelt diagnosenavn og skriv «(Z IKKE I BRUK)» foran diagnosenavnet → «Lagre»
Referanser
Standard for kurdefinisjoner: Metodebok
